Pengertian Proses Bisnis
Manajemen Proses bisnis akan menghasilkan suatu produk serta kegiatan-kegiatan yang
akan dilakukan berdasarkan tujuan perusahaan tersebut.
Proses bisnis adalah instrumen kunci bagi orang yang mengorganisir aktivitas bisnis dan
meningkatkan pemahaman dari hubungan timbal balik mereka (Pemilik bisnisKonsumen).
Ada beberapa alasan utama mengapa kita perlu mengadakan analisa dan desai proses bisnis:
Menurut Paul Harmon :
1. Krisis ekonomi -> Efisiensi -> Hemat.
2. Era Ekspansi -> competitive advantages
3. Perkembangan Teknologi yang sangat pesat (Internet, Cloud Computing,dll).
Tahapan/Siklus dalam Analisis dan Desain Proses Bisnis Ada 4 tahap dalam analisis dan
desain proses bisnis :
1. Analisis dan Desain
Design (Perancangan) meliputi identifikasi Bisnis Proses dan Pemodelan Bisnis Analisis
meliputi validasi, simulasi dan verfikasi dalam tahap ini dilakukan survei terhadap bisnis
proses dan lingkungan organisasi serta lingkungan teknis. Berdasarkan hasil survei, bisnis
proses diidentifikasi, ditelaah, divalidasi dan digambarkan dengan bisnis proses model.
2.Konfigurasi meliputi seleksi sistem, implementasi, tes dan deployment
Adapun yang perlu diperhatikan dalam tahap ini adalah sbb :
a. Sebelum digunakan sistem (terutama dl hal aplikasinya) perlu dites apakah sudah
berjalan sesuai yang direncanakan atau belum.
b. Pelatihan personel dan migrasi aplikasi jika diperlukan
3. Pelaksanaan meliputi operasional, monitoring, maintenance
Dalam tahap inilah ujian sebenarny dari sistem benarbenar diuji dalam aktivitas seharihari
oleh perusahaan. Apakah sistem beserta aplikasi yang dibangun telah benar benar dapat
menjalankan bisnis proses dengan baik untuk mencapai tujuan perusahaan. Dalam tahap ini
dihasilkan log informasi dari proses yang telah dijalankan sebagai dasar evaluasi di tahap
berikutnya.
4. Evaluasi meliputi penggalian proses dan monitoring aktivitas bisnis
Log informasi yang dihasilkan dievaluasi menggunakan teknik monitoring akitivitas bisnis
dan penggalian proses. Teknik ini bertujuan untuk mengidentifikasi model proses bisnis dan
kecukupan dari lingkungan operasional.
Siklus ini berputar terus menerus, setelah dilakukan evaluasi akan ditemukan poin-poin
dimana bisa dilakukan improvement atau perbaikan atas proses bisnis yang telah dilakukan.
Lalu kembali akan dilakukan desain dan analisis, konfigurasi dan implementasi.
Siklus ini akan terus dilakukan dengan interval waktu tertentu, misal per tahun, tiap 5 tahun
atau tiap 10 tahun tergantung dari waktu yang telah disepakati bersama.
Untuk lebih mempertajam tahapan tersebut maka akan kita jabarkan dalam langkah-langkah
sbb:
1.Level Enterprise
a. Identifikasi Strategi serta Visi dan Misi Instasi
Bisa diperoleh melalui Renstra (Rencana Strategis masing-masing Organisasi), biasanya
renstra ini merupakan rencana jangka panjang (5 atau 10 tahun ke depan). Dalam renstra
biasanya terdapat strategi serta visi misi instansi mengenai apa sebenarnya tujuan instansi,
produk/jasa yang dihasilkan (kaitannya pelayanan masyarakat) dan bagaimana cara
pencapaianya (Identifikasi awal).
b. Identifikasi Struktur Organisasi dan Tata Laksana
Struktur organisasi ini bisa diperoleh melalui :
Jika Institusi Pemerintah berupa Kementerian atau Lembaga -> Peraturan Menteri atau
Peraturan Presiden.
· Jika Institusi Pemerintah berupa Instansi daerah -> Peraturan Daerah/Peraturan
Gubernur,dll
2.Business Process Level Enterprise
Level ini merupakan level yang lebih detail dari level enterprise, dimana mulai dilakukan
survei internal instansi untuk mengetahui bisnis proses yang terjadi di dalam instansi meliputi
apa saja value chain yang ada dalam instansi meliputi identifikasi proses, aktivitas dan data,
kemudian dimulailah process redesign berdasarkan datadata yang ada (analisa SWOT, Gap
Analysis,dll).
a. Penentuan Value Chain : Nilai-nilai yang termuat dalam setiap tahapan organisasi baik
core maupun support sehingga bisa berjalan dengan efektif dan efisien.
i. Mengembangkan diagram organisasi (meliputi diagram sistem) dari perusahaan
ii. Mendefinisikan value chain
iii. Mengidentifikasikan stakeholder.
Contoh suatu value chain dengan 3 core business
1. Membuat Produk Baru
2. Memasarkan dan Menjual Produk
3. Membuat dan Mendeliver Produk
Penjabaran langkah (lanjutan)
b. Identifikasi Aktivitas dan prosedur didalamnya
c.Buat model untuk menggambarkan aktivitas dan prosedur didalamnya termasuk
divisi/bagian yang mengerjakan (exisiting condition).
Hirarki dari penyusunan suatu model dari bisnis proses :
1. Organizational diagram
2. Business Process diagram
3. Sub Proses activity
4. Prosedur dari suatu aktivitas
d.Analisis SWOT (untuk mengidentifikasi potensi ancaman dan peluang improvement atau
perbaikan) dan Gap Analysis untuk mengetahui proses perbaikan yang akan dilakukan dan
cara untuk mencapainya.
3.Implementation Level
Dari analisis SWOT yang telah dilakukan serta Gap Analisis, maka akan bisa dilakukan
usulan improvement yang akan dilakukan terhadap bisnis proses yang telah berjalan
sekarang.